院属各部门：
为进一步加强学院档案管理，维护档案的完整统一，现将2012年度档案的收集、整理的有关事宜通知如下：
一、归档范围：
2012年1月1日至2012年12月31日期间，学院以及院内各部门教学、科研、培训、党建、基建等各项工作和活动中直接产生的具有保存价值的各类材料。
1、学院领导参加校内外会议作的讲话稿、工作报告及工作活动中产生的具有保存价值的材料（本部门或部门代表学院签订的合同书、协议书等相关材料）；
2、各处室、系部2012年工作计划及总结；
3、现存放于各处室、系部的上级有关部门下发的，具有指导性的文件及有关资料；
4、教代会、团代会、学代会、教职工表彰会及其它重要会议，包括开幕式、闭幕式、代表发言、会议议程等资料；
5、上级领导、国内外有影响的专家、学者等来院视察、访问，县级及以上代表团、兄弟院校代表团等来院参观访问的资料；
6、学生开学典礼、毕业典礼、学生表彰会、毕业生合影、学生学籍卡；
7、开展科研和技术协作活动，学院自办刊物、报纸，学院承办的国内学术会议，专家来校教学、访问，教师出国进修学习、考察等活动的资料；
8、学院基建项目相关的所有资料；
9、各部门购置设备、建设实验室等相关资料；
10、教职工及学生各类文艺活动、运动会、学科技能竞赛等资料；
11、各处室、系部在庆祝、纪念、校友联谊、报告会、展览会等活动中形成的资料。具有保存价值的照片、底片、录音带、录像带等，需加文字说明。
12、各单位、各部门获得市级以上的获奖证书、奖杯、奖牌、锦旗等具有保存价值的实物。
13、补遗卷。即往年应该归档但因故未归档的文件材料。
二、归档要求
1、凡归档的纸质文件应提供原件，一般不接受复印件。
2、各处室的档案移交人员要确保归档材料的正文、底稿齐全完整。
3、各处室的档案移交人员请填写好档案移交目录后连同档案材料于2013年4月19日前一并交院综合档案室（行政办公楼504室）。
4、如相应材料有电子文档的，请按要求做好归类后一并移交。如有视频、音频和图片等材料，请筛选典型和重点，并做好文字说明后移交。
联系人：蒋露电话：13890268006（6806）、2502319。
川公网安备51060302510985
