第一章 总 则
第一条 为进一步规范学院公文处理工作，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）以及省委省政府、省司法厅的相关规定，结合学院实际制定本细则。
第二条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第二章 公文种类及格式
第三条 公文种类：
（一）《党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，共15种。
（二）公文拟制人员应当准确掌握各类文种涵义，规范运用文种，不得错用、滥用、生造文种。对错用文种的公文应当及时收回，更正重发。
第四条 公文格式：
（一）公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。
（二）公文拟制人员应当按照《党政机关公文格式》国家标准，根据不同文种公文格式要求，准确标注各项格式要素，确保公文格式正确、规范、美观。
（三）涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。
（四）紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
第三章 行文规则
第五条 学院党委、行政为依法行使职权，有权对内对外行文。学院内设机构中除政治部、办公室外，其他一律不得对外正式行文。行文应根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第六条 除确有必要外，凡能通过当面协商、通信沟通或其他便捷方式解决的事项，一般不予行文。学院与院属各部门或院属各部门之间的内部互相行文，除涉密事项外，尽可能采用OA等电子方式。
第七条 上行文原则上只能主送一个上级机关，根据需要可同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
第八条 请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
第九条 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学院党委或行政名义向上级机关负责人个人报送公文或以院领导个人名义向上级机关报送公文。
第十条 对平级的、没有领导或指导性关系的单位或部门，不能发决定等指示性公文。
第四章 发文流程
第十一条 公文拟制：
（一）起草：
1．公文起草前，拟制部门或人员应深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见，做到所起草公文符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现行文意图。
2．起草学院重大改革方案、发展战略或规划、年度工作总结及计划、向上级的重要请示或报告、全院规范性文件以及重要会议文件等，院领导应主持指导起草工作，并视公文重要程度提交院长办公会或院党委会研究审定。
3．严禁在非涉密计算机或移动存储介质上起草涉密公文。
（二）审核：公文起草完成，拟制人员应认真填写起草签发稿纸，写明公文标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，由承办科室、部门负责人逐级校核、确认签字，最后送分管院领导或主要院领导审签。需作进一步研究和实质性修改的，修改后应送原签发院领导复审。
（三）签发：
1．上行文和重要公文，应由院主要领导签发。主要领导外出无法审签时，可由受权的其他院领导签发。签发人姓名应标注在公文首页规定位置。
2．平行文和下行文，一般由学院主要领导授权的分管院领导签发。公文首页不标注签发人姓名。
3．签发人签发公文，应当明确签署意见、姓名和完整日期。
第十二条 发文办理：
（一）复核：已经院领导签发的公文，印制前应送院办公室复核，主要复核文种是否正确、格式是否规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文、密级等是否准确，文字、数字、计量单位和标点符号用法是否规范等。
（二）登记：已经复核的公文必须登记并编排发文字号。以学院党委名义发文，送院政治部登记编号；以学院名义发文，送院办公室秘书科登记编号。
（三）印制：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当按保密要求印制。公文印制完毕应及时按规定加盖公章。
（四）核发：拟制人员再次核查公文文字、格式及印刷、装订质量等，确认无误后分发或报送。涉密公文应当通过密码电报、机要渠道或专门人员进行传递，严禁通过不符合国家保密规定的计算机信息系统传输。
第五章 收文流程
第十三条 院办公室综合科负责学院的收文工作。
（一）签收：对收到的各级来文逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。
（二）登记：详细记载来文单位（部门）名称、公文标题、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度等主要信息。涉密公文应当专门登记。
（三）审核：上级或平级机关来文，主要审核是否应由学院办理；院属各部门来文，主要审核是否符合公文处理要求。对不属我院办理或不符合公文处理要求的公文，经院办公室主任批准后，可退回来文单位或部门，并说明理由。
（四）承办：
1．对收到的各类公文，应由院办公室主任提出拟办意见后送相关院领导批示。院领导批示公文，应明确办理部门或阅知范围；需要两个以上部门办理的，应明确主办部门；紧急公文应当明确办理时限。
2．院办公室应根据院领导批示或工作需要，及时将公文转递承办部门办理或送有关领导传阅。传递涉密公文应当履行签字手续。
3．催办：院办公室应随时了解公文去向和办理进度，督促承办部门按时办结。紧急或重要公文应安排专人催办。
4．答复：承办部门应及时将公文办理结果答复来文单位或部门。
第十四条 工作要求：
（一）学院任何部门或个人收到正式公文，或外出开会带回正式公文，须送院办公室统一登记办理，不得直接签批或传阅。
（二）承办部门应按时限要求及时办理公文。对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的，应及时说明原因报分管院领导批准后退回院办公室。
（三）承办部门在公文办理中，遇有涉及其他部门职权的事项，应主动协商涉及部门，配合办理部门不得推诿、拖延。
第六章 公文管理
第十五条 归档：
（一）发文归档：公文拟制人员应根据档案管理规定，及时将所发公文的正式件2份、领导签批件及全部附件材料，根据党委、行政区别，分别送院政治部、办公室整理归档。
（二）收文归档：收文办结或传阅完毕后，院办公室应督促承办部门或阅知对象及时退回，根据档案管理规定整理归档。
第十六条 复制和汇编：
（一）复制、汇编普通公文应征得公文起草部门或发文机关同意。
（二）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合保密管理规定并经分管院领导批准，复制、汇编件视同原件管理。
（三）绝密级公文不得复制、汇编。
第十七条 销毁：
（一）不具备归档和保存价值的公文，经部门负责人批准后可以销毁。
（二）销毁涉密公文必须严格按照保密管理规定履行登记审批手续，集中送院办公室统一销毁。任何部门或个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第十八条 因违反公文处理规定或管理不善造成公文丢失、损毁、被盗的，将视情追究当事人责任。因违反保密管理法律法规造成失泄密事（案）件的，将依法追究相关人员及领导责任。
第七章 附 则
第十九条 本细则所指公文含电子公文。
第二十条 本细则由院办公室负责解释。
第二十一条 院属各部门的内部公文处理工作，参照上述规定执行。
第二十二条 本细则自印发之日起施行，学院以往发布的相关规定同时废止。
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